Das Wichtigste vorab
- Angaben zum Vertrag, Ereignis und Schaden getrennt ordnen.
- Dateien mit aussagekräftigen Namen versehen.
- Fehlende Informationen als offen kennzeichnen.
Vertrag und Kontakt eindeutig zuordnen
Name des Versicherers, Versicherungsnehmer und Polizzennummer bilden den Ausgangspunkt. Prüfen Sie, ob sich Anschrift oder Kontaktadresse geändert haben. Bei mehreren Verträgen sollte jede Unterlage dem passenden Vertrag zugeordnet sein.
Hergang sachlich und chronologisch beschreiben
Beginnen Sie mit Datum und Ort. Beschreiben Sie anschließend Ihre Beobachtung und die bereits erfolgten Maßnahmen. Eine klare Reihenfolge ist hilfreicher als eine lange Zusammenfassung mit widersprüchlichen Zeitangaben.
Eine brauchbare Dokumentenstruktur anlegen
Nutzen Sie zum Beispiel getrennte Gruppen für Fotos, Rechnungen und Schriftverkehr. Dateinamen wie „Wohnzimmer-Decke-2026-10-11“ sind leichter zuzuordnen als „IMG_0042“. Bewahren Sie die Originaldateien auf und führen Sie bearbeitete Zusammenstellungen zusätzlich.
Unterlagen gezielt nachreichen
Beziehen Sie sich auf die vorhandene Schadennummer und die konkrete Rückfrage. Halten Sie fest, wann Sie welche Unterlage übermittelt haben. Eine Liste noch offener Nachweise verhindert, dass eine Rückfrage zwischen mehreren E-Mails verloren geht.
Gut vorbereitet
Diese Angaben und Unterlagen helfen Ihnen weiter
- Versicherer, Polizzennummer und Versicherungsnehmer
- Ereigniszeitpunkt und Ort
- Hergang und betroffene Personen oder Gegenstände
- Fotos, Rechnungen und vorhandene Berichte
- Bisherige Nachrichten und Schadennummer
Fehlt noch etwas, notieren Sie die offene Frage. Ergänzen Sie keine Vertragsnummer, Ursache oder Frist, die Sie nicht sicher kennen.
Häufige Fragen
Soll ich vorsorglich alle persönlichen Dokumente senden?
Nein. Verwenden Sie nur die für den konkreten Vorgang erforderlichen Unterlagen und den dafür vorgesehenen geschützten Übermittlungsweg.
Was ist, wenn ich die Polizzennummer nicht finde?
Suchen Sie in Vertragsbestätigung, Rechnung oder Kundenportal. Wenn die Kennung weiterhin fehlt, klären Sie die Zuordnung direkt mit dem Versicherer, statt eine Nummer zu schätzen.